Como funciona o reconhecimento de firma no cartório e como fazer digital

O reconhecimento de firma é um procedimento bastante comum no Brasil e continua sendo exigido em diversas situações do dia a dia, como na venda de veículos, contratos e procurações. Ele garante a autenticidade da assinatura em documentos e traz segurança jurídica para as partes envolvidas.

Nos últimos anos, porém, esse processo passou a contar com uma alternativa moderna: o reconhecimento de firma digital, realizado por meio de plataformas oficiais que permitem validar a assinatura sem precisar comparecer fisicamente ao cartório.

Entender como funciona o reconhecimento de firma e como fazer digital é fundamental para evitar burocracias desnecessárias e escolher a forma mais adequada de acordo com cada necessidade. Dessa forma, você ganha tempo, evita deslocamentos e ainda assegura a validade legal dos documentos.

O que é reconhecimento de firma

O reconhecimento de firma é um ato realizado em cartório pelo tabelião ou seus prepostos, cujo objetivo é confirmar que determinada assinatura em um documento realmente pertence à pessoa que a fez. Para isso, o cartório utiliza como referência a assinatura previamente arquivada no chamado “cartão de assinatura” ou “ficha padrão”, que é aberto quando o cidadão registra sua firma no cartório.

A principal finalidade desse procedimento é garantir a autenticidade da assinatura e, consequentemente, dar mais segurança jurídica ao documento. Assim, evita-se que terceiros tentem usar uma assinatura falsa para praticar atos ilegais, preservando tanto quem assina quanto quem recebe o documento.

É importante diferenciar uma assinatura simples de uma assinatura com firma reconhecida. A primeira, quando feita em um contrato ou declaração, não possui atestado oficial de autenticidade, dependendo apenas da confiança entre as partes. Já a segunda conta com a validação do cartório, que assegura que aquela assinatura confere com a registrada previamente, conferindo muito mais credibilidade e eficácia ao documento.

Como funciona o reconhecimento de firma no cartório (modelo tradicional)

Para que seja possível reconhecer uma assinatura, o primeiro passo é a chamada abertura de firma. Esse procedimento consiste em registrar a assinatura da pessoa em uma ficha ou cartão de assinatura no cartório escolhido. A partir desse cadastro, o tabelião passa a ter um padrão de comparação para validar futuras assinaturas em documentos.

Após a abertura de firma, o reconhecimento pode ser feito de duas formas:

Por semelhança: 

O tabelião compara a assinatura feita no documento com a assinatura arquivada na ficha de firma. Se houver correspondência visual, a autenticidade é confirmada. Esse é o método mais rápido e mais utilizado no dia a dia.

Por autenticidade: 

Nesse caso, o cidadão assina o documento diretamente no cartório, na presença do tabelião ou de seu preposto. Esse procedimento oferece um nível ainda maior de segurança, pois não depende apenas da comparação visual, mas da confirmação presencial de quem assina.

Em relação a custos e prazos, o reconhecimento de firma é um serviço rápido e acessível. Em geral, o atendimento é feito em poucos minutos e o valor varia conforme a tabela de emolumentos de cada estado, mas costuma ser relativamente baixo. Assim, o modelo tradicional continua sendo uma das formas mais utilizadas para validar assinaturas em documentos no Brasil.

Quando o reconhecimento de firma é obrigatório

Embora muitas pessoas acreditem que todo contrato ou documento precise de reconhecimento de firma, a verdade é que ele só é obrigatório em situações específicas, normalmente exigidas por lei ou por normas de determinados órgãos públicos.

Alguns exemplos práticos de quando o reconhecimento de firma é indispensável:

Compra e venda de veículos: os documentos de transferência (CRV/CRLV-e) só têm validade no Detran quando as assinaturas do comprador e do vendedor forem reconhecidas em cartório.

Procurações: em especial as que concedem poderes para movimentar contas bancárias, vender imóveis ou representar alguém em negócios jurídicos relevantes, muitas vezes só são aceitas com firma reconhecida.

Documentos exigidos por órgãos públicos: determinadas declarações, autorizações ou contratos só são aceitos por repartições públicas mediante assinatura com reconhecimento de firma, como ocorre em processos administrativos ou fiscais.

Apesar disso, existem situações em que o reconhecimento não é obrigatório, mas pode ser altamente recomendável. É o caso de contratos de prestação de serviços, acordos particulares ou até recibos de valores altos. Nessas hipóteses, reconhecer firma é uma forma de garantir maior segurança, evitando questionamentos futuros sobre a autenticidade da assinatura.

Assim, mesmo quando não for exigido pela lei, o reconhecimento de firma pode ser uma ferramenta útil para proteger os envolvidos em um negócio ou relação contratual.

Como funciona o reconhecimento de firma digital

Com os avanços da tecnologia, surgiu a possibilidade de realizar o reconhecimento de firma digital, sem a necessidade de comparecer fisicamente ao cartório. Esse serviço é oferecido por meio da plataforma oficial e-Notariado, regulamentada pelo Colégio Notarial do Brasil (CNB), que garante validade jurídica às assinaturas eletrônicas feitas nesse ambiente.

O processo funciona de forma simples e prática:

Cadastro no cartório:

O cidadão deve comparecer a um cartório de notas para realizar seu cadastro inicial e vincular sua assinatura ao sistema eletrônico. Esse passo é necessário para garantir que a identidade digital esteja associada corretamente ao titular. O cartório irá fazer o cartão de assinatura físico e o digital, para poder utilizar o aplicativo digital. 

Certificação digital notarizada:

Após o cadastro, é emitido um certificado digital gratuito dentro do e-Notariado. Diferente do certificado digital padrão usado por empresas, esse é fornecido pelo próprio cartório e funciona especificamente para atos notariais digitais. Assim, nesse momento, o cidadão irá poder instalar o aplicativo do E-notariado no aparelho de sua preferência.  

Assinatura eletrônica avançada:

Com o certificado em mãos, o usuário pode assinar documentos diretamente na plataforma. O cartório valida a assinatura digital, conferindo a mesma segurança jurídica do reconhecimento de firma físico. Isso acontece através de um aparelho eletrônico, de escolha do cidadão, que pode ser o celular, o tablet ou o notebook, onde ele instalou o aplicativo e agora irá acessar o aplicativo do E-notariado para reconhecer firma ou realizar outros serviços de cartório quando quiser, na palma da mão.

As principais vantagens desse modelo são a rapidez na validação de documentos, a redução da burocracia (dispensando idas frequentes ao cartório) e a acessibilidade remota, já que todo o processo pode ser feito de qualquer lugar com conexão à internet.

Assim, o reconhecimento de firma digital representa um grande passo rumo à modernização dos serviços notariais no Brasil, sem abrir mão da segurança e da credibilidade já conhecidas no modelo tradicional.

Reconhecimento de firma digital substitui o presencial?

Sim! O reconhecimento de firma digital através do E-notariado tem o mesmo valor legal que o reconhecimento de firma realizado presencialmente no Cartório. O que acontece em alguns casos é que a pessoa, empresa ou órgão que você precisa apresentar o documento com a firma reconhecida digital não aceite o documento nesse formato – a versão eletrônica do documento. Isso acontece ainda não pelo documento não ter o mesmo valor, mas pela pessoa, empresa ou órgão público ainda não estar preparado com sistema para arquivo de documentos digitais. 

Apesar de estarmos vivendo essa transição, do físico para o digital também nos documentos e órgãos públicos, a tendência é que o uso do reconhecimento de firma digital pelo e-notariado se expanda cada vez mais. Com a modernização dos serviços cartorários e a crescente digitalização de processos no Brasil, espera-se que, em um futuro próximo, o reconhecimento de firma digital seja aceito de forma mais ampla, reduzindo a burocracia e oferecendo maior comodidade para cidadãos e empresas.

Principais dúvidas sobre reconhecimento de firma digital

O reconhecimento de firma digital ainda é uma novidade para muitas pessoas, por isso é comum surgirem dúvidas sobre como funciona na prática. A seguir, respondemos às mais frequentes:

Preciso de certificado digital para usar?

Sim, mas não é o mesmo certificado digital tradicional emitido por empresas privadas. O reconhecimento de firma digital utiliza o certificado digital notarizado, fornecido gratuitamente pelo cartório por meio da plataforma e-Notariado. Ele é emitido após o cadastro presencial do cidadão e garante a validade das assinaturas feitas no ambiente digital.

Posso usar em qualquer tipo de contrato?

Sim. Quem poderá não aceitar o formato digital é o local onde será utilizado, por não estarem ainda trabalhando com o formato digital. Por isso é sempre importante confirmar previamente se a instituição destinatária reconhece o formato digital.

O reconhecimento digital tem o mesmo valor jurídico?

Sim. O reconhecimento de firma feito pelo e-Notariado tem o mesmo valor jurídico do presencial, já que é regulamentado pelo Colégio Notarial do Brasil (CNB) e segue normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A única diferença está na aceitação prática, que ainda depende da adaptação dos órgãos e empresas.

Dicas práticas para quem vai usar o reconhecimento digital

O reconhecimento de firma digital veio para facilitar a vida de quem precisa validar assinaturas sem perder tempo em filas de cartório. No entanto, para aproveitar ao máximo essa facilidade, é importante seguir alguns cuidados práticos:

Verifique se o cartório é credenciado ao e-Notariado

Nem todos os cartórios de notas estão habilitados para oferecer o serviço digital. Antes de iniciar o processo, confirme se o cartório da sua cidade está integrado à plataforma e-Notariado. Isso evita surpresas e garante que você terá suporte adequado. Caso o cartório mais próximo à você não ofereça o e-notariado, você pode fazer em outro cartório.

Mantenha seus dados atualizados no sistema

Como o processo depende da certificação digital vinculada ao cartório, é fundamental manter informações pessoais e de contato sempre atualizadas. Isso garante que o sistema reconheça sua identidade corretamente e evita falhas na validação da assinatura eletrônica. Lembre-se que você usa o e-notariado digital, mas ele está ligado ao cadastro que você fez fisicamente no cartório.

Confirme previamente com a empresa ou órgão se aceitam o digital

Apesar de ter validade jurídica, nem todos os destinatários aceitam o reconhecimento de firma digital. Por isso, antes de assinar um contrato ou documento, consulte a empresa ou órgão responsável para confirmar se a versão digital é aceita. Assim, você evita retrabalho e possíveis atrasos.

Seguindo essas dicas, o uso do reconhecimento digital se torna muito mais seguro e eficiente, permitindo que você aproveite as vantagens dessa inovação sem correr riscos desnecessários.

Conclusão

Compreender como funciona o reconhecimento de firma e como fazer digital é essencial para quem lida com documentos importantes, contratos e procurações. Conhecer tanto o modelo tradicional quanto o digital permite escolher a forma mais adequada para cada situação, evitando problemas e garantindo segurança jurídica.

Embora o reconhecimento de firma presencial continue sendo amplamente utilizado e exigido em diversos casos, o modelo digital já se apresenta como uma alternativa prática, ágil e confiável, especialmente para quem busca comodidade e economia de tempo.

Se você ainda tem dúvidas ou já passou por situações envolvendo reconhecimento de firma, compartilhe sua experiência nos comentários e compartilhe este artigo com quem também pode se beneficiar dessas informações.